01Роли и область поручения
Лицо, принимающее поручение при предоставлении Operium, - Романов Михаил Мурманович (ИНН 504314464974), применяющий НПД. Заказчик определяется основным договором или заказом. Для собственных целей платформы указанное лицо выступает оператором; обработка рабочих материалов по поручению заказчика оценивается отдельно.
Заказчик определяет цели, допустимое содержание, категории субъектов, получателей и правовые основания обработки своих рабочих материалов. Operium обрабатывает эти сведения для оказания выбранных функций по документированным инструкциям заказчика и в пределах настоящего поручения. Если применимое право использует термины «оператор» и «обработчик», стороны исполняют соответствующие роли по конкретной операции.
Для собственных целей регистрации, безопасности аккаунта, договорного учёта и обращений Operium может действовать самостоятельно; такие цели раскрываются политикой конфиденциальности. Это не даёт права использовать содержание заказчика для иных собственных целей. Самостоятельный почтовый или AI-провайдер пользователя не становится автоматически субобработчиком Operium.
02Состав и субъекты
Поручение относится к сведениям сотрудников, подрядчиков, клиентов, представителей, участников переписки и других лиц, правомерно включённым заказчиком в задачи, Notes, Draw, Design, Messenger, файлы, комментарии и разрешённый AI-контекст. Категории включают имена, контакты, роли, деловую коммуникацию, рабочие идентификаторы и содержание документов в необходимом объёме.
Биометрическая идентификация, специальные категории, государственная тайна и иные специальные режимы не входят в стандартное поручение без отдельного согласования допустимости, мер защиты и состава операции. Заказчик не должен направлять такие данные в модель только потому, что файл доступен его участнику.
03Цели, операции и срок
Цели: хранение и отображение рабочих материалов, совместная работа, управление разрешённым доступом, поиск, синхронизация, выбранная автоматизация, передача по выбранной интеграции, обслуживание и восстановление доступности. Разрешённые операции: сбор и запись переданного содержания, систематизация, накопление в необходимом объёме, хранение, уточнение, извлечение, использование, техническое преобразование, предоставление разрешённым получателям, блокирование, удаление и уничтожение.
Срок поручения - период оказания соответствующей услуги и необходимого завершения возврата или удаления по договору и применимому закону. Поручение не допускает бессрочного хранения всех сведений на случай возможного спора. Подтверждения выполнения обязательств отделяются от ненужного рабочего содержания.
04Инструкции и законность
Инструкциями являются согласованные договор и заказ, действия уполномоченных администраторов, настройки доступа и функции, запросы по экспортам и удалению. Инструкция должна быть законной, конкретной и находиться в пределах полномочий её отправителя. Неясная, явно незаконная или выходящая за поручение инструкция требует уточнения; необходимая операция может быть приостановлена в затронутой части.
Заказчик обеспечивает информирование субъектов, получение необходимых согласий и иные основания, минимизацию передаваемых данных и полномочия участников. Operium отвечает за исполнение собственного поручения и предусмотренные для него обязанности; настоящее распределение не отменяет ответственности сторон перед субъектами и государственными органами, установленной законом.
05Конфиденциальность и доступ
Доступ уполномоченных лиц ограничивается служебной задачей и необходимым объёмом; они обязаны соблюдать конфиденциальность. Обслуживание не означает право свободно просматривать всю переписку. Для помощи с конкретным содержанием используется соразмерный подтверждённый доступ либо иной законный повод.
Закрытые материалы не используются для продажи, посторонней рекламы или обучения общей AI-модели. Поисковый индекс, embeddings, диагностический фрагмент и результат AI, содержащие исходные сведения, учитываются как данные соответствующей обработки. Производный формат сам по себе не выводит их из поручения.
06Меры защиты
Применяются меры, соразмерные рискам: разграничение аккаунтов и организаций, контроль полномочий, защита учётных данных и токенов, защищённая передача, управление обновлениями и уязвимостями, ограничение журналов, резервирование и обработка инцидентов. Конкретные согласованные меры и дополнительные требования заказчика оформляются в договоре или отдельном приложении до соответствующей обработки.
Документ «Безопасность данных» описывает пределы технических заявлений. Настоящее соглашение само по себе не подтверждает сертификацию, универсальное сквозное шифрование или пригодность для любого класса информационной системы. Заказчик оценивает требования своей деятельности до загрузки регулируемых данных.
07Подрядчики и страны
Для основных серверов используется FirstVDS в Москве, для резервных копий - размещение в РФ; облачный AI предоставляется через TimeWeb. Получатели и цели отражаются в реестре «Подрядчики и передача данных». Включение нового получателя для порученной обработки требует оценки основания, поручения, защиты и географии до передачи.
При существенном изменении перечня подрядчиков заказчик уведомляется до новой передачи, когда это предусмотрено договором или законом, и может заявить обоснованное возражение по защите данных. Стороны согласуют допустимый вариант, отключение функции или прекращение затронутой услуги. Наличие общего согласия на подрядчиков не отменяет конкретных требований закона.
Gmail и другие выбранные внешние сервисы могут обрабатывать сведения за пределами РФ. Для такой передачи требуются применимые условия и уведомления; иностранная передача не объявляется отсутствующей из-за российских основных серверов. Для отношений, подпадающих под иностранное право, необходимые дополнительные механизмы оформляются отдельно; это соглашение не объявляется автоматически стандартными договорными условиями ЕС.
08AI, агенты и почта
Заказчик определяет допустимые модели, источники контекста, сетевые инструменты и полномочия участников. Инструкция должна раскрывать значимые передачи и действия. Почтовая авторизация и разрешение читать ящик не являются универсальным поручением направлять всю переписку в модель или выполнять любые действия от имени организации.
Данные Gmail обрабатываются с соблюдением требований Google, включая Limited Use, и не применяются для обучения общей модели. Возможность передачи выбранного фрагмента модели проверяется по конкретной пользовательской функции и правовому основанию. При невозможности обеспечить допустимые условия затронутая функция не должна запускать такую передачу.
09Обращения субъектов
Operium оказывает разумное содействие заказчику при запросах доступа, исправления, прекращения обработки, удаления и информации о получателях. Обращение по данным заказчика направляется его ответственному лицу с минимальным необходимым содержанием; данные посторонних пользователей не раскрываются.
Заказчик подтверждает правомерность и объём инструкции. Сроки содействия согласуются так, чтобы заказчик мог исполнить законный срок ответа. Особая трудоёмкая работа вне обычной услуги согласуется отдельно с учётом применимых обязанностей сторон.
10Инциденты
При выявлении инцидента, затрагивающего порученные данные, Operium сообщает заказчику без неоправданной задержки после установления связи с его данными. Первое сообщение содержит известные обстоятельства, затронутые категории, возможные последствия, принятые меры и контакт; неполнота расследования не является основанием скрыть подтверждённый инцидент.
Сведения дополняются по мере проверки. Стороны сохраняют доказательства, ограничивают ущерб и согласуют сообщения субъектам и органам в пределах своих обязанностей. Внутреннее уведомление не заменяет обязательного уведомления уполномоченного органа; раскрывается необходимый объём без необоснованной передачи секретов других заказчиков.
11Возврат, удаление и резервные копии
При прекращении услуги заказчик может запросить доступный экспорт в пределах полномочий и определить правомерную инструкцию удаления. Данные уничтожаются без неоправданной задержки в применимые сроки; для прекращения цели при отсутствии иного основания применяется предел не более 30 календарных дней, если закон или договор требует меньшего срока, применяется меньший.
Объекты хранения, индексы, вложения, активные токены и рабочие копии включаются в объём исполнения. Подтверждение проверяется по каждой затронутой системе; закрытие доступа и переименование профиля не представляются полным уничтожением. Общие материалы организации обрабатываются с учётом её правомерных инструкций и прав других субъектов. Внешний этап не считается выполненным только из-за локального отзыва токена.
Для новых собственных зашифрованных копий настроена ротация 7 суток при очередном проходе; для временных проверочных и незавершённых наборов - 1 сутки. Локальные наборы, отдельное хранилище FirstVDS и исторические ручные или провайдерские архивы проверяются отдельно. Новая ротация не подтверждает очистку старых архивов. При угрозе пропуска законного срока требуется отдельное действие ответственного, а не ожидание бессрочного сбоя расписания.
До возврата восстановленной системы в рабочий доступ необходимо повторно исполнить зарегистрированные удаления и проверить результат. Эта процедура требует действий ответственного и не объявляется полностью автоматизированной. При невозможности подтвердить этап данные остаются ограниченными в применимых пределах, а заказчику сообщаются необходимые сведения. Законное удержание обосновывается по конкретной категории.
12Подтверждение исполнения и приоритет
По обоснованному запросу предоставляется необходимая информация об исполнении поручения, мерах и результатах удаления. Проверка организуется соразмерно, без доступа к данным других заказчиков, ключам, деталям, увеличивающим угрозу, и без вмешательства в работу. Дополнительный аудит и его пределы согласуются отдельно; обязательные полномочия органов не ограничиваются.
При противоречии общим условиям в вопросах порученной обработки применяется это соглашение, если индивидуально согласованный документ не устанавливает более специальный допустимый порядок. Изменение не расширяет прежние инструкции задним числом. Для договорной привязки стороны и заказ должны быть однозначно определены в основном договоре.