01Область действия
Политика распространяется на сайт operium.ru, Operium ID, Worker, Notes, Draw, Design, Messenger, Operium Hub, Operium Desktop и расширение VS Code. Правила для Desktop и расширения дополнены документом «Конфиденциальность приложений». Для мобильного приложения и CLI политика применяется после их выпуска, в пределах реально доступных функций. Описание будущей функции не означает обязательства выпустить её или включить в доступный набор функций.
Под Operium в настоящем документе понимается сервис и предоставляющая его сторона. Вопросы об обработке данных, используемых целях, получателях и ответственном за обработку можно направить на support@operium.ru. Политика не заменяет пользовательское соглашение и не является универсальным согласием на все виды обработки.
02Данные аккаунта и данные организации
В отношении регистрации, обслуживания аккаунта, безопасности, договорных отношений и обращений Operium определяет цели обработки самостоятельно. Для содержания задач, заметок, досок, макетов, файлов и переписки организации цели и допустимый состав данных определяет заказчик. Обработка такого содержания выполняется для предоставления выбранных функций и по инструкциям заказчика; отношения сторон дополнительно регулирует соглашение об обработке данных (DPA).
Администраторы организации управляют членством, ролями, доступом, приглашениями и интеграциями. Материалы организации могут оставаться у неё после выхода участника. Администратор не получает пароль пользователя или произвольный доступ к его личной почте только в силу своей роли. Персональный аккаунт и организационный контент имеют разные правила распоряжения.
03Какие сведения обрабатываются
Аккаунт и идентификация: адрес электронной почты, имя или имя пользователя, идентификатор аккаунта, сведения о подтверждении почты, настройки интерфейса, сессии, способы входа и защиты аккаунта. Пароль обрабатывается в виде хеша. При использовании стороннего входа поступают сведения, разрешённые пользователем у соответствующего провайдера.
Дополнительный профиль: добровольно внесённые телефон, фотография, обложка, предпочитаемое имя, должность, подразделение, организация, местоположение, биография, сайт, социальные ссылки, навыки, учёное звание, сведения о профессиональном удостоверении и исследовательской деятельности. Используются только доступные в конкретном сервисе и заполненные поля. Фотография профиля не используется для биометрической идентификации в рамках обычных функций.
Рабочие материалы: организации, команды, проекты, задачи, исполнители, заметки, комментарии, сообщения, доски, макеты, файлы, уведомления и история изменений. Содержание может включать сведения о коллегах, клиентах и других лицах, добавленные пользователем или организацией.
Технические сведения: время и результат входа, сведения о браузере и устройстве, IP-адрес там, где он нужен для безопасности и работы сети, параметры сессий, события ошибок, подтверждения условий и cookie-выбора. Хеширование идентификатора само по себе не делает связанные сведения анонимными. В подтверждении принятия документа сохраняются его редакция, содержание, контрольные суммы и время действия пользователя.
Обращения: контактные сведения, тема и содержание сообщения, необходимые сведения об организации и материалы, которые заявитель сам направляет поддержке. Не отправляйте пароли, коды подтверждения, секретные ключи или полный архив рабочих данных, если это не требуется для обращения.
04Цели и правовые основания
Регистрация, проверка адреса, предоставление функций, управление доступом, синхронизация и необходимые уведомления выполняются для заключения и исполнения договора в пределах, допускаемых применимым правом. Обращение по конкретному вопросу используется для ответа на этот вопрос. Исполнение обязательных требований и защита законных прав имеют самостоятельные основания, когда они предусмотрены законом.
Дополнительные добровольные сведения профиля обрабатываются на основании отдельного согласия, когда для этой цели применяется согласие. Отказ не препятствует базовой регистрации. Обязательное принятие соглашения, согласие на дополнительные поля профиля, выбор аналитики и подписка на рекламные сообщения не объединяются. Регистрация и использование поддержки не означают подписку на рекламу.
Для персональных данных в материалах организации основание определяет заказчик. Право читать документ не всегда включает право направлять его в облачную модель или внешний инструмент. До загрузки специальных категорий данных, сведений для биометрической идентификации или материалов, требующих особого режима защиты, необходимо отдельное согласование; обычный режим сервиса не подтверждает его пригодность для таких целей.
05AI и агентные инструменты
AI-контекст может включать запрос, выбранные документы, код, историю диалога, пути файлов, результаты поиска и выполненных инструментов. Поисковые индексы и векторные представления могут сохранять информацию исходных материалов и учитываются при определении доступа и удалении.
Локальная модель выполняет вычисления на устройстве пользователя. Вход, синхронизация, скачивание моделей, обновления, браузер, почта, MCP и другие сетевые инструменты могут обращаться к внешним адресатам независимо от места выполнения модели. «Локальный режим» не означает, что вся задача гарантированно выполняется без сети.
Для предоставляемого Operium облачного AI используется TimeWeb. При выборе пользователем другого провайдера или собственного API-ключа запрос и выбранный контекст поступают этому провайдеру. Объём передачи зависит от задания и инструмента. Собственный ключ не исключает передачу данных, расходы или применение правил адресата.
Настоящая политика не предоставляет Operium права использовать пользовательский рабочий контент для обучения общей модели или посторонней рекламы. Для таких самостоятельных целей требуется отдельное законное основание и раскрытие условий. Условия хранения и дальнейшей обработки у выбранного AI-провайдера определяются его услугой; обещание отсутствия любых журналов у всех провайдеров не даётся.
06Яндекс Почта и Gmail
Подключение почты добровольно и выполняется отдельной авторизацией у провайдера. Вход через Google или Яндекс и подключение почтового ящика являются разными разрешениями. При подключении обрабатываются адрес ящика, провайдер, выданные права, OAuth-токены и технические сведения авторизации. Серверный посредник Operium хранит зашифрованное разрешение доступа и обновляет токены; он не загружает тела писем в рамках процедуры авторизации.
Почтовая функция клиента может получать отправителей и получателей, заголовки, даты, текст писем, структуру папок и вложения в пределах выбранных прав. Чтение, отправка и управление письмами требуют соответствующих разрешений. Подключение ящика само по себе не разрешает отправлять письма, изменять их или направлять переписку в AI. Доступность операций определяется версией клиента и выданными правами.
Использование и передача сведений, полученных через Google API и Google Workspace API, ограничиваются предоставлением соответствующих функций для пользователя и требованиями Google API Services User Data Policy, включая Limited Use. Эти сведения не продаются, не используются для рекламы, оценки кредитоспособности или обучения общих AI-моделей. Чтение сотрудником допускается только для конкретно разрешённой помощи либо в необходимых случаях безопасности и исполнения закона. Производные сведения подпадают под те же ограничения.
Отключение связи прекращает возможность дальнейшего доступа Operium через соответствующее серверное разрешение. Дополнительно разрешение можно отозвать в настройках Google или Яндекса. Это не удаляет исходный ящик у провайдера и ранее созданные пользователем локальные копии. Для удаления копий из Operium или обращения по передаче выбранных писем направьте запрос в поддержку, указав интеграцию и нужное действие.
07Получатели и расположение данных
Основная арендуемая серверная инфраструктура Operium размещена в Москве у FirstVDS. Резервные копии размещаются в Российской Федерации. FirstVDS предоставляет инфраструктуру под брендом, деятельность которого осуществляется АО «ИОТ». Облачный AI предоставляется через TimeWeb. Эти сведения о серверной инфраструктуре не означают, что любые пользовательские интеграции также обрабатывают данные только в РФ.
Данные могут получать участники организации в пределах доступа, уполномоченные лица, необходимые инфраструктурные подрядчики, выбранные AI-провайдеры, почтовые сервисы, подключённые пользователем инструменты и органы власти при наличии законного требования. Предоставляется необходимый для конкретной цели объём. Перечень основных сервисов и различия между подрядчиком Operium и самостоятельным сервисом пользователя приведены в документе «Подрядчики и передача данных».
Gmail относится к инфраструктуре Google; обработка у Google может происходить за пределами Российской Федерации. Местонахождение серверов Operium не определяет географию Google, выбранного MCP-сервера или поставщика модели. Для передачи персональных данных за границу применяются необходимые правовые условия и уведомления. Выбор интеграции не заменяет требований закона, включая требования к первичной записи данных граждан РФ.
08Cookies и аналитика
Обязательное хранение обслуживает вход, безопасность, запрошенные настройки и сохранение cookie-выбора. Необязательная веб-аналитика включается только после соответствующего выбора. Используемый инструмент - Яндекс.Метрика; запись сеансов Webvisor в предусмотренной конфигурации отключена. Необязательная аналитика не должна получать содержание рабочих документов, полей регистрации и паролей.
Выбор можно изменить через настройки cookies. Отказ от аналитики не препятствует регистрации и использованию основных функций. Политика cookies описывает категории хранения, срок актуальности выбора и ограничения очистки браузера. При переходе к стороннему сайту действуют правила этого сайта.
09Сроки хранения
Operium пока не принимает оплату за доступ к платформе. Эта редакция не предусматривает отдельный сбор платёжных данных для расчётов с Operium.
Основные сведения аккаунта хранятся, пока они необходимы для действующего аккаунта и договора. Дополнительные сведения профиля - до их удаления, отзыва согласия или прекращения соответствующей цели. Рабочие материалы организации - в течение оказания услуги и срока, определённого её договором и правомерными инструкциями. Сервис не получает право хранить весь контент бессрочно только из-за необходимости доказать принятие соглашения.
Для известных технических таблиц настроена ежедневная очистка: серверные решения о cookies удаляются после 1096 суток с записи решения; истёкшие записи авторизационных сессий - после 90 суток с expires_at; истёкшие токены проверки email и сброса пароля - через сутки после окончания действия. Очистка выполняется ограниченными пакетами, поэтому достижение возраста не означает удаления в ту же секунду. Правовое удержание исключает только конкретные необходимые записи; для него указываются причина и дата пересмотра. Истёкшая сессия или токен не получает дополнительного срока действия из-за сохранения технической записи.
Доказательства принятия документов сохраняются отдельно от рабочего контента, пока необходимы для действующего договора или подтверждения обработки, и до 3 лет после прекращения соответствующей цели при обоснованной необходимости защиты прав. Обращения поддержки сохраняются для решения вопроса и до 12 месяцев после его закрытия. Эти категории проверяет ответственный; единая автоматическая ротация всех почтовых ящиков, журналов и доказательств не заявляется. Прекращение цели или отсутствие основания требует удаления раньше указанных пределов. При конкретном споре или обязательном требовании закона сохраняется только необходимая часть с отдельным основанием и датой пересмотра. По запросу сообщаются состав, основание и срок или условие окончания хранения.
Краткоживущие сведения почтовой авторизации действуют не более 5 минут. Рабочее разрешение почтового подключения хранится до отключения связи или окончания её цели. Сроки локальных копий писем определяются хранением на устройстве пользователя, а не сроком OAuth-токена. Истечение токена не означает уничтожения переписки.
Для новых собственных зашифрованных резервных копий баз данных и серверных файлов настроен период ротации 7 суток. Проверка срока выполняется по расписанию; достижение возраста 7 суток не означает удаления в ту же секунду. Временные проверочные и незавершённые наборы выводятся из ротации после 1 суток при очередном проходе. Локальное резервирование и отдельное хранилище FirstVDS в РФ образуют самостоятельные экземпляры. Резервирование предназначено для восстановления и не является основанием сохранять персональные данные сверх закона. При сбое ротации необходимы уведомление ответственного и отдельное исполнение удаления в законный срок.
Старые ручные выгрузки и отдельные архивы провайдера не включены автоматически в эту новую ротацию. Для запроса удаления они проверяются отдельно; срок нового резервирования не выдаётся за подтверждённый срок всех исторических копий. До возврата восстановленной системы в рабочий доступ необходимо повторно исполнить зарегистрированные удаления, проверить их результат и ограничить спорные данные. Эта проверка требует действий ответственного; универсальное автоматическое исполнение во всех системах не заявляется. Исключения для законного удержания относятся только к необходимым сведениям.
10Удаление и отзыв согласия
Закрытие аккаунта требует повторного подтверждения личности: пароля, кода по подтверждённой почте, второго фактора, когда он включён, и явного подтверждения действия. При успешном закрытии отзываются сессии и персональные токены доступа, сохраняется запрос на уничтожение, интерфейс возвращает пользователя на страницу авторизации/регистрации. Это подтверждение закрытия доступа, а не квитанция об уничтожении всех данных. Прекращение доступа, очистка профиля и уничтожение данных во всех системах - разные этапы. Срок зависит от категории данных, основания и применимых требований; максимальный срок по настоящему регламенту для уничтожения при прекращении цели или отзыве согласия без другого основания - 30 календарных дней, если закон требует более короткого срока, применяется он.
Исполнение проверяется по отдельным системам: идентичность, личный контент, файлы, индексы, Messenger, интеграции, журналы и резервные копии. Внешние получатели и общие материалы могут требовать проверки ответственного. Пока обязательный этап не выполнен или не подтверждён, запрос не считается полностью исполненным.
Из общей истории организации не удаляются автоматически материалы, на которые организация или другие участники сохраняют законное право. При наличии основания идентифицирующие поля могут быть удалены или ограничены без разрушения документа организации. Простая замена имени идентификатором не объявляется необратимым обезличиванием. Уничтожение личных файлов, вложений, индексов, токенов и копий оценивается отдельно.
Отдельный отзыв согласия на дополнительные данные доступен в Operium ID в разделе «Документы» и через support@operium.ru. После явного подтверждения в интерфейсе сохраняется событие отзыва, дополнительные поля очищаются во всех профилях аккаунта, а их новое заполнение и загрузка профильных изображений блокируются до нового отдельного согласия. Аккаунт и рабочие материалы сохраняются. Для проверки физических файлов, исторических и резервных копий регистрируется отдельная заявка; до подтверждения её этапов полное уничтожение не объявляется.
Отзыв согласия не отменяет законность ранее выполненной обработки. Обработка на ином установленном законом основании может продолжаться только в необходимом объёме. Причина частичного выполнения или отказа сообщается заявителю. Неиспользование аккаунта или выход из организации не равнозначны запросу уничтожения всех связанных данных.
11Обращения и защита
На support@operium.ru можно запросить сведения об обработке, доступ, исправление, прекращение обработки или уничтожение, отозвать согласие и получить помощь с доступным экспортом. Укажите адрес аккаунта, сервис и нужное действие. Проверка личности должна быть соразмерной; не направляйте паспорт или чужие документы без обоснованного запроса. Обращение по контенту организации может потребовать участия её ответственного лица.
Ответ предоставляется в установленный применимым законом срок. Для запроса сведений об обработке по российскому законодательству обычно применяется срок 10 рабочих дней с допустимым мотивированным продлением не более 5 рабочих дней. Специальные сроки исправления и прекращения незаконной обработки имеют приоритет. Вы вправе обратиться в уполномоченный орган или суд.
Защита включает разграничение доступа, защищённую передачу, защиту учётных данных и управление инцидентами в объёме, описанном документом «Безопасность данных». Наличие этих мер не исключает всех рисков. Для детей и специальных режимов использования необходима отдельная проверка полномочий и оснований. Новые цели и существенные изменения передачи раскрываются до соответствующей обработки; новое согласие запрашивается, когда оно требуется.